jueves, 11 de septiembre de 2008

EL PROCESO DE LA COMUNICACION.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN.
Puede describirse como un proceso mediante el cual se codifica y se trasmite un mensaje a través de un medio a un receptor que decodifica el mensaje y trasmite después de un tiempo de respuesta al emisor. Este proceso implica compartir un significado común. El emisor es una persona, un grupo o una organización que tiene un mensaje que compartir con otra persona o grupo de personas.
Los ejecutivos, los gestores subalternos, los trabajadores, los departamentos e incluso la propia organización pueden ser el origen o fuente del mensaje.
Un mensaje es una idea o experiencia que un emisor quiere comunicar, pueden emitirse en forma verbal o no verbal, p.ej. si un gestor desea comunicar un proceso a un trabajador, puede hacerlo de diversas maneras: explicando el proceso, ilustrándolos con un ejemplo, o entregándole la explicación por escrito. Lo esencial es que el gestor pueda trasmitir el trabajador el significado pretendido.
Para trasmitir el significado, el emisor debe codificar el mensaje convirtiéndolo en conjunto de símbolos que representan ideas o conceptos, que otros puedan entender y que sean familiares para el receptor potencial.
Para trasmitir el mensaje, el emisor deberá seleccionar y emplear un medio de trasmisión, si estos son inadecuados es posible que no llegue. En las organizaciones se emplean memorandos, reuniones, sistemas de recompensa, declaraciones de política, programas de producción y otros medios para la comunicación entre sus miembros. Los sistemas de recompensa como las calificaciones individuales, trasmiten un mensaje poco conveniente por hacer hincapié en la competencia individual y marcan límites artificiales para el rendimiento.

Dato: Registro de determinado suceso o evento, p. e. un banco de datos es un medio de acumular y almacenar conjunto de datos que posteriormente se combinarán y procesarán. Cuando un conjunto de datos posee significado (una serie de cifras al formar un número, o un conjunto de letras al formar una palabra) se tiene información.
Información: Conjunto de datos con determinado significado, es decir, que reduce la incertidumbre respecto de algo, tanto del punto de vista popular como científico, implica un proceso de reducción de incertidumbre.
Comunicación: información trasmitida a alguien, con quien entra a compartirse. Para que exista comunicación es necesario que el destinatario de ésta la reciba y la comprenda. La simple trasmisión de información, sin recibirla, no es comunicación. Comunicar significa volver común a una o varias personas determinada información.


Los elementos fundamentales en la comunicación son 5:
1. Emisor o fuente. Persona, cosa o proceso que emite un mensaje para alguien, es decir, hacia un destinatario.
2. Trasmisor o decodificador.- Equipo que conecta la fuente con el canal, es decir, que codifica el mensaje emitido por la fuente para que sea adecuado y este disponible en el canal.
3. Canal.- Parte del sistema que establece el contacto entre la fuente y el destino, que están físicamente próximos o distantes.
4. Receptor o decodificador.- Equipo situado entre el canal y el destino; decodifica el mensaje para hacer comprensible al destino.
5. Destino.- Persona, cosa o proceso hacia el cual se envía el mensaje.

Dado que el proceso de comunicación funciona como un sistema abierto, es común que se presenten ciertos ruidos, es decir, perturbaciones indeseables que tienden a distorsionar, desfigurar o alterar los mensajes trasmitidos. Se denomina ruido a cualquier perturbación interna del sistema, la interferencia es cualquier perturbación procedente del ambiente.

La comunicación es sólo efectiva cuando el destinatario interpreta y comprende el mensaje. Esto significa que la comunicación es un proceso de doble vía que implica retroalimentación.


El proceso de comunicación puede estudiarse matemáticamente, no desde el punto de vista determinista, sino de la probabilidad, ya que no toda señal emitida por la fuente cumple el proceso hasta llegar a su destino, sin modificarse. La señal puede experimentar pérdidas como mutilaciones, distorsiones, acompañada de ruidos, interferencias, vaciós, e incluso amplificaciones o desvíos.
El rumor es un ejemplo característico de distorsión, amplificación, muchas veces, desviación de la comunicación. En un sistema de comunicación toda fuente de error o distorsión, esta incluida en el concepto ruido. Una información ambigua o que induzca a error necesariamente contiene ruido. En una conversación telefónica, p. e. el ambiente bullicioso, las interferencias, los entrecruzamientos de líneas, las interrupciones y la imposibilidad de ver al interlocutor provoca ruido. De allí a la necesidad de recurrir a la repetición a la redundancia para superarlos.
Cuando se trata de comunicación humana, el concepto comunicación se halla sujeto a ciertas complicaciones adicionales, pues cada persona tiene su propio sistema cognitivo, sus percepciones, valores personales y sus motivaciones, lo cual constituye un patrón individual de referencia que vuelve bastante personal y singular, su interpretación de las cosas. Dicho patrón actúa como un filtro que acondiciona y acepta cualquier información. Así mismo, selecciona y recha toda información que no se adapta (disonante) a este sistema o que lo amenaza. Existe una codificación perceptiva (selectiva) que actúa como mecanismo de defensa que bloque la información indeseable a no pertinente.
Este mecanismo, que puede obrar sobre la recepción o envío de la información o impedir la retroalimentación de la información, son los lentes que usa el individuo para ver el mundo exterior e interpretarlo a su manera. En consecuencia, existe una fuerte relación entre conocimiento, percepción y motivación. LO que dos personas se comunican recíprocamente esta determinado por la percepción que cada una tiene de si misma y de la otra persona en la situación, La idea comunicada se halla estrechamente relacionada con las percepciones y motivaciones de la fuente ( emisor) y al destinatario en determinado contexto situacional.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN.
Existen obstáculos o resistencia entre las personas, de modo que el mensaje enviado es muy diferente al recibido.
PERSONALES.- derivadas de las limitaciones, emociones y valores humanos del individuo, la escucha deficiente, las emociones, las motivaciones, y los sentimientos personales, pueden distorsionar o limitar las comunicaciones con las demás personas.
FISICAS.- se presentan en el ambiente donde ocurre la comunicación. Un trabajo se puede distraer, una puerta que se abre, la distancia física entre las personas, paredes que se interponen entre al fuente y el destino, ruidos en la comunicación telefónica.
SEMANTICAS.- derivadas de los símbolos usados, palabras u otras formas de comunicación (gestos, señales, símbolos) pueden tener sentidos diferentes, las deficiencias del lenguaje.
Pueden experimentarse dificultades: OMISION, cuando se omiten o cancelan o se cortan por cualquier causa en la fuente o el destino, lo que la hace incompleta o se pierda la esencia del significado. DISTORSION, el mensaje es alterado, desfigurado, perturbación o modificación del original. SOBRECARGA, el volumen es muy grande y sobrepasa la capacidad del procesamiento del destinatario, perdiéndose gran parte de ella pudiendo paralizar el sistema.
La comunicación es la primera área que debe enfocarse al estudiar las interacciones humanas y los métodos para cambiar e influir en el comportamiento humano. Cada persona puede hacer grandes progresos para mejorar su propia eficacia en sus relaciones interpersonales o con el mundo externo. Es el área de mayores malentendidos y conflictos entre dos personas, entre grupos y en la organización como sistema.


LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.
Para alcanzar el éxito en las organizaciones, también es necesario establecer una comunicación eficaz entre los individuos y el grupo. Se determinan los canales formales e informales, así como el impacto que estos producen en la comunicación interna. Es necesario asegurar la existencia de canales con un funcionamiento eficiente y eficaz, los gestores deben entender estas formas, las barreras y procedimientos para superarlas.
CANALES FORMALES:
Son las sendas oficiales prescritas por la dirección, la cadena de mando y puede ser ascendente y descendente u horizontal, además, oral, escrita y no verbal.
LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE, fluye de arriba abajo a lo largo de la línea jerárquica, desde directivos, supervisores hasta subordinados. Pueden ser instrucciones para el trabajo, manuales, definiciones de políticas, memorandos, llamamientos motivacionales, Siempre es la más adecuada, ya que se necesita siempre más información en los niveles inferiores, y conectar se al resto de la organización.
LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE, la información fluye de abajo hacia arriba, es necesaria en la evaluación, figuran entre ellas las sugerencias, la manera de pensar, quejas, solicitudes y respuestas. Esta comunicación elimina el temor en la organización.
Esta puede ser victima de distorsiones generalmente, el gestor le echará la culpa usando la información de los problemas.
LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL, fluyen entre personas del mismo nivel , forman parte las reuniones del personal de planta, las interacciones frente a frente, las notas, memorandos e informes, se usa en la coordinación de actividades de distintos departamentos y áreas independientes. Se da más entre gestores que en trabajadores, sin embargo, en los grupos de trabajo y círculos de calidad, trabajan conjuntamente en la determinación de las políticas empresariales.
LOS CANALES INFORMALES DE LA COMUNICACIÓN, como el rumor, que se filtran y transportan una gran cantidad de hechos , opiniones, habladurías , que resultan molestos para los gestores, aunque no todo sea negativo.

Prueba de Entrada.

1. Mencione que significa para Ud. Redacción administrativa.
2. ¿Qué es una carta comercial?
3. Es cierto que el Idioma es un sistema de sonidos articulados aprendidos dentro de los miembros de una

cultura en forma espontánea.
4. Cree Ud. Que todos los seres de inteligencia normal hablan eficientemente.
5. Es el lenguaje la reproducción de signos escritos.
6. Mencione Ud. Las ventajas y desventajas de una carta.
7. Como escribiría Ud. Una carta breve y sencilla, explique.
8. Como define Ud. Un informe escrito.

La Redaccion Administrativa.

La redacción administrativa, asignatura que es dictada para los alumnos de Administraci´´on, en el ISTP MONSEFÚ, durante el presente Semestre Académico 2008 II y Semestre Curricular VI, y para lo cual presentamos el silabo correspondiente.

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO
PUBLICO “MONSEFU”.

SILABO DE LA ASIGNATURA DE REDACCION ADMINISTRATIVA

1
. DATOS GENERALES.
1.1. Carrera Profesional : ADMINISTRACIÓN VI
1.2. Asignatura : Redaccion Administrativa.
1.3. Nivel : Tercero.
1.4. Componente : Formación Profsional
1.5. Semestre Curricular : VI
1.6. Semestre Académico : 2008- II
1.7. Periodo de Ejecución : 17 Semanas
1.8. Horas Semanal : 4 horas.
1.9. Docente Responsable : Ingº. R. Walter Castro Arica.
1.10. Fecha de Inicio : 20 DE Agosto del 2008.
1.11. Fecha de término: : 17 de Dicbr. del 2008

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ASIGNATURA.
La asignatura de Redacción Administrativa tiene como finalidad conocer las Reglas y Técnicas para la Redacción de la Documentación Comercial, Administrativa y de correspondencia, así como emplear en forma práctica y ejemplificada algunos de los modelos empleados en la Gestión Empresarial para su descripción y uso práctico.
3. OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA.
1.- Conocer los documentos mercantiles que son utilizados en los diversos tipos de empresas.
2°.- Elaborar y explicar la importancia de los documentos mercantiles más utilizados en las empresas.
3°.- Usar una buena Redacción Técnica y Gramática en dichos documentos.

4. PROGRAMACIÓN ACADÉMICA.
1ª UNIDAD FORMATIVA : LA TECNICA DE LA REDACCION EMPRESARIAL.
- Duración : 36 horas. (09 semanas)
- Inicio : 20 DE AGOST DEL 2008
- Término : 22 DE OCT. DEL 2008.
Objetivos Específicos
Al término de la Unidad formativa, el alumno estará en condiciones de:
1°.- Definir y explicar, sin error, el significado e importancia y primacías de la Redacción en los documentos mercantiles.

2°.- Elaborar exactamente los estilos de Cartas Comerciales más usadas, ejemplificando los más usados.

3°.- Elaborar y explicar la redacción de un informe técnico, así como la combinación adecuada en su elaboración.

4°.- Conocer y Elaborar fichas bibliográficas, aplicando los principios y criterios de los Archivos correctamente.

Contenidos temáticos.
LA REDACCIÓN
Definición, Características, Importancia, Principios.
LA CARTA COMERCIAL
Definición, Estilos, Partes, Trámite, Características, Tipos más usados.
EL INFORME TECNICO
Definición, Planeamiento, Partes, Combinaciones.
LA FICHA BIBLIOGRÁFICA Y EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Definición, Partes, Principios, Criterios.



2ª UNIDAD FORMATIVA: LAS COMUNICACIONES ESCRITAS EN LAS EMPRESAS.
Duración : 28 horas (7 semanas).
Inicio : 29 DE OCTB DEL 2008
Término : 17 DE DIC. DEL 2008.
Objetivos Específicos.
Al término de la Unidad formativa, el alumno estará en condiciones de:
1°.- Conocer y elaborar modelos de carta comercial, explicando adecuadamente su utilización en la comunicación comercial.


2°.- Elaborar documentos, correctamente, en función a la administración empresarial.


3°.- Explicar adecuadamente la importancia de documentos más usados en la administración empresarial.

Contenidos temáticos.

2.1 LOS MODELOS DE LA CARTA COMERCIAL
Cotizaciones, Créditos, pedidos, condiciones de pago, despacho de mercaderías, reclamos, Quejas, Cobranzas, Empleo.

2.3 EL MEMORANDUM
La Carta Notarial, La Solicitud, El Oficio, El Contrato, El Acta.


2.3 LA CUENTA CORRIENTE
El Memorial, La Carta Poder, El Currículo, El Certificado, etc.



5. ESTRATEGIAS METODOLOGICAS.
a. Motivación, traer a memoria el razonamiento del tema y luego contrastar los distintos puntos de vista,
constituir los grupos heterogéneos con distintas formas de pensar, así, resulta beneficioso para el grupo,
formulación de preguntas para organizar ideas, cerradas o de razonamiento abierto y crear la
perspectiva a la investigación en su contexto, También conocer el punto de vista individual.
b. El profesor será guía y modelo académico, para ofrecer las pautas principales al resolver, responder o
leer con entonación correcta, así como, social y moral. Es necesario dar un impreso o visual para la
exploración inicial y luego identificar sus respuestas, señalándolas y describiéndolas.
c. Es necesario que el alumno bajo acuerdo asuma responsabilidades de lo que aprendieron y lo
practiquen o investiguen fuera de aula.
d. Es necesario el debate o discusión, a fin de contrastar sus puntos de vista y organizar sus
conocimientos enlazándolos y ampliándolos.
e. Practicar una mixtura en el método de trabajo para hacerlo individual y grupal, exposición docente
y concurso de alumnos, debate y asamblea.

6. MEDIOS Y MATERIALES.
Las fuentes materiales y medios, para consolidar las experiencias de aprendizaje consideran los textos,
revistas, gráficos confeccionados para tal fin, separatas, resúmenes extraídos de fuentes de información
actualizados, uso de la pizarra y papel reciclado para la confección de los trabajos encargados en aula.

7. SISTEMA DE EVALUACIÓN.
Es permanente, integral y de acuerdo al logro de los objetivos, bajo el sistema vigésimal cuantitativo,
para determinar su interés, experiencia, aprendizajes, ejercicios y producto concreto, observando el
desempeño, sea grupal e individual, tener en cuenta los criterios y anotar en el Registro de Evaluación
las orales, escritas, como pruebas integrales, de comprobación, trabajo en clase, ejercicios, resúmenes
elaborados por ellos mismos.

8. REQUISITOS DE APROBACIÓN.
Asignatura desarrollada en forma teórica y práctica, revisando para ello los detalles prácticos
Ejemplificando y comparándolos con los elaborados en las sesiones teóricas. La asistencia es obligatoria
hasta un 70% y el promedio aprobatorio es de 10.5 como mínimo.
9. BIBLIOGRAFÍA. ABC de la Redacción Comercial
Redacción para Secretarias ,Folletos, revistas, formatos., Redacción Comercial, Fortunato Brown Redacción, Análisis y Ortografía, Martín Alonso., Modelo de Cartas de Negocios, Martha W. Cresci.
- - - - - - - - ----------------- ----------------